Planauskunft mit Prozesssteuerung

Mit rund 50.000 Kilometer Strom und Erdgasnetz sorgt die EAM Netz GmbH aus Kassel, eine hundertprozentige Tochter der EAM, für die sichere Versorgung von 1,4 Millionen Menschen in der Mitte von Deutschland. Entsprechend hoch ist der Bedarf an Netzauskünften: Seit Inbetriebnahme des neuen Planauskunftsportals von Mettenmeier im November Jahr 2017 werden jährlich über 20.000 Anfragen abgewickelt. Bürger, Behörden, Bauunternehmen, Planungsbüros und andere Vertragspartner nutzen diesen „Self-Service“, um Pläne und Informationen über die Netzinfrastruktur eigenständig abzurufen. Schrittweise und selbsterklärend von der Eingabe der Baumaßnahme bis hin zur PDF-Generierung werden registrierte Anwender durch den Auskunftsprozess geführt – rechtssicher und konform zu den Richtlinien GW 118 und VDE-AR-N 4203.

Hohe Automatisierung

Während die Partner und Kunden der EAM mit dem Portal einen attraktiven und effizienten Service nutzen, profitiert das Unternehmen von der hohen Prozessautomatisierung. „Früher mussten wir jeden einzelnen Plan im GIS manuell erstellen“, so Rainer Gersmeier, IT-Verantwortlicher für die GIS-Applikationen und Systeme der EAM. „Unser großes Ziel im Hinblick auf die wirtschaftliche Betrachtung war ein hoher Automatisierungsgrad, den wir mit dem Portal erreichen wollten.“ Der gesamte Auskunftsprozess wird dabei im Sinne von Business Process Management (BPM) über eine integrierte Workflowengine gesteuert, die eine schnelle Anpassung an spezifische Anforderungen im Prozessablauf ermöglicht. Dadurch lässt sich die Automatisierung der Planauskunft signifikant erhöhen, vor allem bei Standardfällen. Außerdem unterstützt die Lösung die mandantenabhängige Vorgehensweise der EAM, um beispielsweise Daten weiterer Netzbetreiber oder Tochterunternehmen in das System aufzunehmen und auch diese automatisiert zu beauskunften. Durch die konsequente Nutzung von Webtechnologien ist clientseitig bei den Nutzern keine Installation von Software notwendig. Die eingesetzte Lösung ist also BPM-Lösung und Web-GIS in einem.

GIS-Daten aus G!NIUS

„Eine erste spürbare Vereinfachung war die automatische Erzeugung der Pläne“, bestätigt Thorsten Kurz, der seitens der EAM als Fachadministrator verantwortlich für den reibungslosen Betrieb der Planauskunft ist. „Heute sind wir in der Lage, bis zu 70 % der Anfragen vollautomatisch durch den Prozess abzuwickeln, ohne dass ein Sachbearbeiter involviert werden muss. Dafür hatten wir bei der Systemeinführung und einer gründlichen Testphase insbesondere die GIS-Daten im Blick.“ Mit einer eigens entwickelten Schnittstelle werden die Daten aus „G!NIUS“ von Hexagon im Auskunftsportal bereitgestellt, welches technologisch auf der „MGC Planauskunft“ von Mettenmeier basiert. Um sicher zu gehen, dass der Datenfluss verlässlich funktioniert, hat die EAM in den ersten Monaten der Nutzung alle automatisch erzeugten Plananfragen auch manuell geprüft. „Als wir uns sicher waren, dass alle GIS-Objekte ordnungsgemäß in der Planauskunft dargestellt werden, sind wir in den automatisierten Betrieb übergegangen“, berichtet Thorsten Kurz. So stellt das Portal die im GIS-Bestandsplan dokumentierten Leitungen und Anlagen heute schnell und zuverlässig bereit. Manuelle Auskünfte unterstützt die Lösung zum Beispiel bei Stellungnahmen, bei Sperrflächen für besonders schützenswerte Anlagen wie Gashochdruckleitungen oder im Rahmen von Planungsanfragen, die abteilungsübergreifend bei der EAM Netz zu koordinierten Maßnahmen führen, zum Beispiel bei größeren Bauprojekten, Neubaugebieten oder Kanalsanierungen.

Zur Gesamtarchitektur gehört auch eine SAP-Schnittstelle, mit der das Portal an das PM-Modul für die Instandhaltung angebunden ist. Wenn ein Bauunternehmen beispielsweise eine Auskunft für das Stromnetz erfragt, erstellt das System einen SAP-Auftrag. Damit sind die Regioteams an den dezentralen EAM-Standorten in der Lage, eine Verknüpfung zur Abrechnung und zur internen Buchung herzustellen sowie die weiteren, daraus folgenden Tätigkeiten abzuwickeln.

Über 10.000 Anwender

Dadurch dass das Handling im Portal von Beginn an durchdacht und selbsterklärend war, können heute Anfragen in allen Größen abgewickelt werden – von Kleinstprojekten wie einem privaten Carport oder Swimmingpool bis hin zu großen Trassenanfragen beim Autobahnbau oder bei flächendeckenden Breitbandprojekten, für die bestimmte Begrenzungen festgelegt sind. Dementsprechend ist auch die Zahl der Anwender rasant gestiegen. Aktuell verwaltet die EAM in dem Portal ca. 10.600 externe registrierte User.

„Zusammenfassend können wir feststellen, dass wir mit der Lösung unsere Zielsetzung einer hohen Automatisierung nach weniger als einem Jahr erreicht hatten. Die Schnittstelle läuft problemlos, der nächtliche Datenabgleich zwischen GIS und Planauskunft sorgt für Aktualität, die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden deutlich entlastet und die Zusammenarbeit mit Mettenmeier als Produkthersteller und dem IT-Dienstleister hat immer bestens funktioniert“, resümiert Rainer Gersmeier. „Dass wir jetzt die Schallmauer von 100.000 erfolgreich abgearbeiteten Anfragen durchbrochen haben, ist eine Bestätigung unserer Arbeit und des gewählten Lösungsansatzes.“ Mit dem Erfolg im Rücken hat die EAM auch schon die nächsten Schritte im Visier. Dazu gehören die stärkere Nutzung von REST-Schnittstellen, Webservices und eines Cloud-basierten Data Lakes, mit dem künftig BI-basierte Auswertungen der vielen Tausend Planauskünfte unternehmensweit genutzt werden können.